Rückkehr ins Büro: Was kommt nach dem Homeoffice?

„Back to Office“ wird für die meisten Büroarbeiter mittelfristig zur Realität, aber was gilt es bei der sicheren Rückkehr zu beachten?

Für die Zukunft des Büros gibt es aktuell zahlreiche Szenarien, wobei ein flexibles hybrides Modell aus Homeoffice und Präsenz im Büro für die meisten Unternehmen eine realistische Option ist. Sobald es wieder möglich ist, wird also zumindest ein Teil der Mitarbeiter wieder zeitweise zurück ins Bürowechseln. Genau diese vage Vorhersage stellt viele Entscheider vor besondere Herausforderungen bei der sicheren Planung einer Back-to-Office-Strategie. Denn wie genau der Bedarf an Büroarbeitsplätzen tatsächlich sein wird, hängt in der Praxis von einer Vielzahl an Variablen ab:

· Wie viele Mitarbeiter mit Bürojobs arbeiten im eigenen Unternehmen insgesamt?

· Wie viele dieser Mitarbeiter dürfen bei der Rückkehr ins Büro aufgrund lokaler Vorgaben zeitgleich im Büro arbeiten?

· Wie viele Mitarbeiter fühlen sich zur geplanten Rückkehr ins Büro sicher genug, das Angebot auch anzunehmen?

Die tatsächliche Bereitschaft zur Rückkehr ins Büro wird entsprechend davon abhängen, welche Lösungen zum Hygieneschutz und Social Distancing mit der generellen Umgestaltung und Entzerrung der Büroflächen verbunden werden. Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Berücksichtigung des individuellen Sicherheitsempfindens der Mitarbeiter: Während die Bereitschaft zur Rückkehr ins Büro zunächst eher verhalten ausfallen kann, führt positiver Flurfunk zu einem gut umgesetzten Sicherheitskonzept schnell dazu, dass weitere Mitarbeiter zurück ins Büro möchten.

Flexibilität bei der Büroausstattung ist für die Rückkehr ins Büro entscheidend

Auf Basis der genannten Gründe erklärt sich, warum die konkrete Planung und Staffelung einer Rückkehr ins Büro von vielen Unternehmen als so schwierig empfunden wird. Insbesondere der etablierte Kauf von Büromöbeln bei Bedarf bietet nicht die notwendige Flexibilität, um kurzfristig und wirtschaftlich sicher planbar auf sämtliche Variablen reagieren zu können. Ebenso wenig ist für viele Unternehmen zum jetzigen Zeitpunkt klar, wie viele Mitarbeiter überwiegend nicht zurück ins Büro möchten und alternativ mit einer Ausstattung für die ergonomische Arbeit im Homeoffice unterstützt werden sollten. Das Prinzip „Mieten statt Kaufen“ von Büromöbeln bietet die genau jetzt zu diesen Fragen geforderte Flexibilität, da sie keine sofortige Festlegung auf ein Konzept zur Rückkehr ins Büro fordert.

Für den Teil der Mitarbeiter, der am lieben wieder sofort zeitweise im Büro arbeiten möchte, sollten neben einer optimalen Bürogestaltung allerdings einige technische Vorbereitungen getroffen und gewisse Verhaltensempfehlungen definiert werden. Das Fachmagazin Facility Management hat hierzu einige kompakt aufbereite Tipps der Immobilienberatung combine veröffentlicht. Zu den aktiven Sicherheitsmaßnahmen im Büro zählen unter anderem:

· Eingeschränkte Nutzung von Pausenräumen, um einen ausreichenden Abstand der Mitarbeiter zu gewährleisten.

· Konsequentes Tragen eines geeigneten Mundschutzes überall dort, wo Abstände nicht sicher eingehalten werden können.

· Konsequentes Reinigen und Desinfizieren von gemeinsam genutztem Equipment und ein vorläufiger Verzicht auf Desk Sharing.

· Allgemeine Hygieneregeln wie der Verzicht aufs Händeschütteln, regelmäßiges Lüften und eine gründliche Handhygiene.

Sicher zurück ins Büro mit den Vorteilen der Büromöbelvermietung

Unabhängig davon, wie der individuelle Weg zur Rückkehr ins Büro aussehen und mit welchen Verhaltensregeln er verbunden sein wird: Flexibilität ist einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren bei der Rückkehr ins Büro. In ein Großraumbüro zurückkehren will praktisch niemand, während sich gleichzeitig vier von zehn Mitarbeitern ein Einzelbüro wünschen. Berücksichtigt man dazu die Mitarbeiter, die langfristig im Homeoffice bleiben wollen, ist die Planung des tatsächlichen Bedarfs an Büroflächen und Büromöbeln nur schätzbar. Neben einer notwendigen Umgestaltung von Büroflächen wird es sich für viele Unternehmen anbieten, Büroflächen generell zu reduzieren.

Mit den flexiblen Laufzeiten in der Büromöbelvermietung kann der Mietzeitraum einfach mit der vereinbarten Restlaufzeit von Mietverträgen für Büroflächen synchronisiert werden. So muss zum Ende der Laufzeit nur überlegt werden, ob eine Bürofläche weiter genutzt werden soll. Falls die Entscheidung auf eine Abgabe der Büroräume oder ihre Umgestaltung für einen anderen Verwendungszweck fällt, endet auch die Miete der genutzten Büromöbel und die Räume stehen nach Abholung durch den Anbieter sofort wieder zur Verfügung. Um diese Vorteile bei der Rückkehr ins Büro auch vollständig ausspielen zu können, sollte bei der Auswahl des Anbieters auf eine hohe Lieferfähigkeit durch einen ausreichenden Bestand an Büromöbeln und Zubehör zum Social Distancing geachtet werden. Ebenso wichtig ist eine leistungsfähige Logistik, mit der ein Anbieter auch größere Bestellungen mit einem kurzfristigen Liefertermin bedienen kann.

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