Flexible Workspaces: Auf jede Situation vorbereitet

Warum Unternehmen langfristig von flexibel gestalteten Arbeitsplätzen profitieren.

Die Corona-Pandemie hat Unternehmen vor die Herausforderung gestellt, etablierte Büroarbeit auf die Schnelle in flexibles Homeoffice umzuwandeln. Millionen Beschäftigte haben zum Schutz vor Covid-19 zügig in die Heimarbeit gewechselt und sind bis jetzt nicht ins Großraumbüro zurückgekehrt. Laut einer repräsentativen Studie von Bitkom, dem Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien, arbeiteten Ende 2020 rund 25 % der Berufstätigen in Deutschland ausschließlich von Zuhause. Das entspricht 10,5Millionen Menschen. Weitere 20 % der Arbeitnehmer konnten ihre Arbeit zumindest teilweise ins Homeoffice verlagern. Damit arbeitete Ende 2020 insgesamt also fast jeder Zweite ganz oder teilweise im Homeoffice.

Liegt das Büro der Zukunft also in den eigenen vier Wänden? Absehbar ist, dass das nicht im Sinne der meisten Arbeitgeber ist. Einer Erhebung des Instituts der neuen Wirtschaft (IW) zufolge, wollen zwei Drittel der 1.200 befragten Unternehmen ihren Beschäftigten nach der Corona-Krise nicht mehr Homeoffice ermöglichen als zuvor. Gerade kleinere Unternehmen planen vorwiegend zur klassischen Arbeit in Präsenz zurückzukehren.

Hybridlösungen für gesteigerte Produktivität und Zufriedenheit

Größeres Potenzial für die Etablierung flexibler Arbeitsmodelle liegt bei Großkonzernen. Nach einer Befragung der 30 größten Dax-Unternehmen Deutschlands durch das Onlinemagazin t3n sind Hybridlösungen die Zukunft. Keines der befragten Unternehmen plane ein pauschales Modell, dass Beschäftigten komplett ortsunabhängige Remote-Arbeit ermögliche. Genauso wenig würden die börsennotierten Unternehmen aber ausschließlich an Präsenzarbeit festhalten. Als Vorreiter in Sachen flexibler Heimarbeit gelte das Software-Unternehmen SAP, dessen Beschäftigte schon vor Corona durchschnittlich 2,6 Tage außerhalb des Büros arbeiteten. Die Chemie-Großkonzerne Bayer und BASF planen, nach Ende der Corona-Pandemie, Homeoffice im Hybridmodell mit klassischer Büroarbeit verstärkt zu verbinden. Bayer will dabei nicht auf feste Quoten setzen. Nach Unternehmenserfahrung gelinge so ein flexibler Wechsel zwischen Büro und Homeoffice. Selbst in Bereichen, wo Heimarbeit unüblich sei, wie etwa in Laborberufen, könnten Mitarbeiter mittlerweile zum Teil von Zuhause arbeiten.

Idealerweise könnten solche Hybridmodelle Wünsche und Bedürfnisse der Erwerbstätigen erfüllen und gleichzeitig die Arbeitsleistung steigern. Nach den Ergebnissen der Bitkom-Studie schätzten mehr als 20 % der Befragten ihre Produktivität im Homeoffice deutlich höher ein als im Büro, über 30 % gaben an zuhause etwas produktiver zu sein. Ein Großteil der Befragten gab außerdem an, zuhause tendenziell länger zu arbeiten als im Büro. Auch die Arbeitszufriedenheit sei bei 20 % der Befragten im Homeoffice deutlich erhöht. Hauptvorteile der Heimarbeit liegen der Umfrage zufolge für 70 bis 80 % in reduziertem Stress durch den Wegfall des Arbeitsweges und dadurch gewonnene Zeit. Fast 60 % gaben an, durch Homeoffice Beruf und Privatleben besser vereinbaren zu können und über 40 %profitierten von mehr zeitlicher Flexibilität. Jeder, der noch nicht im Homeoffice arbeite, wünsche sich diese Möglichkeit – doch nur jeder Zehnte wolle komplett von Zuhause arbeiten. Als größter Nachteil der Heimarbeit gabenetwas mehr als die Hälfte fehlenden persönlichen Austausch mit Kollegen an. Bei allen Vorteilen des Homeoffice, scheint das Bedürfnis nach Austausch im Team über digitale Kommunikation nicht vollständig erfüllt zu werden. Das spricht gerade für die hybriden Modelle, die weiterhin einen Teil klassischer Büro-Präsenzarbeit vorsehen.

Büromöbel flexibel mieten statt kaufen

Unternehmen können also nicht ignorieren, dass sich ein Großteil der Beschäftigten Homeoffice wünscht. Wer die Work-Life-Balance seiner Mitarbeiter durch flexible Hybridlösungen fördert, erhält positive Nebeneffekte, wie gesteigerte Produktivität und eine größere Arbeitszufriedenheit. Doch flexible Arbeitsmodelle erfordern eine gleichsam flexible Ausstattung. Aktuell scheint der Arbeitsplatz in der Heimarbeit bei vielen Beschäftigten noch nicht optimal gestaltet zu sein. Eine Umfrage des Marktforschungs-Startups Civey zeigt, dass 50 bis 60 % der Beschäftigten in Deutschland über den Zeitraum des zweiten Lockdowns wenigstens einen Laptop von ihrem Arbeitgeber erhielten. Andere Arbeitsutensilien, Software und Büromöbel wurden deutlich seltener zur Verfügung gestellt. Gleichzeitig stellt sich für viele Unternehmen die Frage, wie diese gewünschte und mittelfristig geforderte Flexibilität zwischen Homeoffice und Präsenzarbeit umsetzen können. Wird die benötigte Ausstattung in beiden Bereichen zu knappkalkuliert, binden ständige Nachkaufprozesse wertvolle Mitarbeiterressourcen im Unternehmen. Zu viel gekaufte Büromöbel oder ungenutzte Ausstattungen für das Homeoffice binden dagegen unnötig Kapital.

Eine gute Möglichkeit, Komfort in allen Workspaces des Büros der Zukunft sicherzustellen und gleichzeitig flexibel zu bleiben, ist das Mieten von Büromöbeln. Besonders sinnvoll sind Mietmodelle gerade dann, wenn Ausstattung nur übergangsweise benötigt wird – etwa bei zeitlich befristeten Projekten oder vorübergehender vollständiger Heimarbeit. Laut dem Onlinemagazin t3n erlebt die Vermietung von IT- und Büroequipment aktuell einen Boom. Viele Arbeitgeberließen sich eher darauf ein, ihren Mitarbeitern Mietmöbel fürs Homeoffice zur Verfügung zu stellen als teuer zu kaufen. Doch auch über längere Zeiträume können Büromöbel angemietet und im eigenen Betrieb genutzt werden. Gerade für kleinere Unternehmen kann das eine kostengünstige Alternative zum Kaufdarstellen. Die Büromöbelvermietung ist so die ideale Möglichkeit für Unternehmen, flexible Arbeitsmodelle zu etablieren und auf aktuelle Entwicklungen schnell reagieren zu können.

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